Wim Van de Perre, Dienstenthuis

Is er in de organisatie iemand actief bezig met IT?

Wim: Er is bij ons niemand intern aan het werk met een gespecialiseerde rol in IT. De teams in onze kantoren geven wel aan wanneer er zaken op IT vlak beter kunnen. Die puntjes worden dan doorgegeven aan onze externe partner, Contineo. 

Waaruit bestaat jullie IT-infrastructuur?

Wim: Met onze groei, nam ook de IT-infrastructuur geleidelijk toe. Contineo voorziet ons zo momenteel van uniforme laptops (met alle nodige software, updates en beveiligingen), eengemaakte internetverbindingen waardoor iedereen in elk kantoor meteen verbonden is, de nodige firewalls, een gestandaardiseerd organisatienetwerk, degelijke voice over IP telefonie en deftige printers. Alles is nu bovendien duidelijk geïnventariseerd waardoor support vragen vlotter beantwoord kunnen worden.

Overstappen van IT-partner is niet evident. Waarom zetten jullie toch de stap?

Tim: Wel, Contineo wist ons eerder al te prikkelen met een gratis netwerkscan. Daarin waarschuwden ze voor een ransomware aanval, een hacking dus. Later werd die helaas ook de pijnlijke realiteit. We moesten dus wel actie ondernemen. Contineo wist ons vervolgens te overtuigen van hun bijzonder pragmatische aanpak. Zo zijn de contactlijnen heel kort, worden aangekaarte zaken heel snel aangepakt en denken ze constant mee na om Dienstenthuis op IT-vlak zo performant mogelijk te houden.

Minstens zo belangrijk, is dat onze mensen met de nodige rust kunnen werken. Ze moeten maw meteen geholpen kunnen worden op IT-vlak én daar ook vertrouwen in hebben. Dat heeft Contineo helemaal gewonnen bij onze teams!

Hoe verliep de overstap naar Contineo?

Wim: Er is eerst ruim 10 maanden voorbereid achter de schermen, waarna er een overschakeling moment was. In de voorbereiding werd alles gedocumenteerd, geprefabriceerd, besproken met softwarepartners en klaargezet om uitgerold te worden. In de nacht van de overgang, werden vervolgens de systemen letterlijk gewisseld (weg desktops, andere telefoontoestellen, nieuwe firewalls, …). Een uitgebreide operatie als je weet dat dat in alle kantoren moest gebeuren. Op een paar kleine zaken na, verliep dat bijzonder vlot! Vervolgens was er ruime aandacht voor nazorg in een paar nieuwe processen en stond het team uitgebreid klaar voor ondersteuning.

Hoe ervaren jullie de samenwerking met Contineo?

Tim: Heel overwegend positief uiteraard, al zijn er ook kleine aandachtspuntjes. Zo mogen ze gerust nog proactiever zijn naar grotere structurele verbeteringen. Wat ook leuk zou zijn, is dat ze nog meer zouden voorzien in training en begeleiding van de betrokken teams indien er veranderingen op til zijn. Verder zijn ze absoluut de communicatief sterke partner die wij van een IT-organisatie verwachten. Kort op de bal, vlot bereikbaar, goed op de hoogte van onze situatie en helemaal mee in het, voor ons toch eerder onbekende, IT-wereldje.

Welke tip(s) zouden jullie ondernemingen in een gelijkaardige situatie geven?

Tim: Lijst goed op wat je verwachtingen van een IT-partner zijn. Noteer daarbij heel praktische zaken, maar ook de visie en waarden die je van hen verwacht. Matcht Contineo met dat lijstje, praat dan zeker eens even met Jan. Wees bovendien niet blind voor de risico’s die je IT-infrastructuur loopt!